Tabla de contenido
- 1 ¿Cuáles son las etapas del ciclo vital de los documentos?
- 2 ¿Cómo está conformada la identificación de un archivo?
- 3 ¿Qué es la identificacion de documentos?
- 4 ¿Cómo se debe archivar los documentos de una empresa?
- 5 ¿Cuál es la organización de los documentos?
- 6 ¿Cómo se ordenan los documentos?
- 7 ¿Cómo se clasifican los documentos de una empresa?
- 8 ¿Qué es la descripción de los documentos?
¿Cuáles son las etapas del ciclo vital de los documentos?
Lo que hace es comparar la información documental con un organismo vivo, es decir, considera que el documento nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo o destrucción). Estas fases también se conocen como etapa activa, semiactiva e inactiva del documento.
¿Cómo está conformada la identificación de un archivo?
Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio que lo contiene. A los archivos informáticos se les llama así porque son los equivalentes digitales de los archivos escritos en expedientes, tarjetas, libretas, papel o microfichas del entorno de oficina tradicional.
¿Cuál es el objetivo del ciclo vital del documento?
¿Qué es el Ciclo Vital del Documento? Se refiere a las distintas fases o etapas por las que pasan los documentos desde su creación como productor hasta a su eliminación o selección para su custodia permanente, generalmente por su valor histórico.
¿Qué es la identificacion de documentos?
La identificación documental, entendida como la fase preliminar y previa a cualquier otra actuación archivística, es un proceso de tipo intelectual que consiste en investigar al sujeto productor de la documentación y a los tipos documentales que gestiona.
¿Cómo se debe archivar los documentos de una empresa?
ARCHIVO TOTAL
- Ley 80 de 1989 (Creación de A.G.N.).
- Decreto 1777 de 1990 (Asignación de Funciones).
- Decreto 1382 de 1995 (T.R.D.).
- Decreto 998 de 1997 (Transf.
- Ley 927 de 2004 Autoriza afiliaciones AGN.
- Decreto 3666 de 2004 Día de los archivos.
- Decreto 4124 de 2004 S.N.A.
- Ley 951 de 2005 Informes de gestión.
¿Qué es la ordenacion de documentos?
Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día.
¿Cuál es la organización de los documentos?
Proceso mediante el cual se desarrollan actividades de clasificación, ordenación y descripción de los fondos documentales de las entidades, respetando el principio de procedencia y orden original de los documentos de archivo. » Nota: Es indispensable contar con TRD y/o TVD convalidada.
¿Cómo se ordenan los documentos?
Los expedientes, dentro de las series, y los documentos, dentro de los expedientes, se ordenan siguiendo la lógica de su tramitación. Ordenación Cronológica: El criterio de ordenación lo determina la fecha de los documentos (año, mes y día), de mayor a menor, del más antiguo al más reciente.
¿Cómo se clasifican los documentos?
Clasificación por materias: Este elemento no deriva directamente de la entidad sino de la percepción que se tenga de la misma o de sus actividades. Los documentos se agrupan tras analizar el contenido de los mismos, para después establecer grupos según los asuntos de los que traten.
¿Cómo se clasifican los documentos de una empresa?
En este grupo separamos los documentos según la organización departamental de la empresa, por ejemplo: la documentación del departamento de administración, recursos humanos, etc. Por materias: Para este tipo de clasificación analizaremos los documentos y estableceremos grupos según los asuntos.
¿Qué es la descripción de los documentos?
Descripción de los documentos: el inventario La descripción de los documentos constituye la operación que culmina el trabajo archivístico y coincide en su finalidad con la de los propios documentos: suministrar información.