Tabla de contenido
¿Qué es organizar archivos?
La ORDENACION es el proceso por el que se agrupan y relacionan los documentos consecutivos de cada serie documental de acuerdo con un criterio preestablecido. Podemos ordenar los documentos dentro de una carpeta de la siguiente manera: – Ordenación cronológica: por fecha de inicio.
¿Cuáles son los tipos de organización de archivos?
La mayor parte de las estructuras de organizaciones alternativas de archivos se encuentran dentro de estas cinco categorías:
- Pilas.
- Archivos secuenciales.
- Archivos secuenciales indexados.
- Archivos indexados.
- Archivos directos o de dispersión.
- Cinta Magnética.
- Discos magnéticos.
¿Cómo organizar un archivo de documentos?
Mejores prácticas para organizar archivos en la computadora
- Omite el escritorio. Nunca almacenes archivos en tu escritorio.
- Omite las descargas.
- Archiva elementos inmediatamente.
- Ordena todo una vez a la semana.
- Usa nombres descriptivos.
- La búsqueda es poderosa.
- No uses demasiadas carpetas.
- Apégate a ella.
¿Qué es la ordenación documental?
Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día.
¿Qué es lo primero que se debe hacer para organizar un archivo?
El primer paso a seguir en la organización del archivo de oficina será identificar y separar los documentos de apoyo informativo de aquellos otros que forman parte del trámite administrativo y que si son considerados documentos de archivo.
¿Qué es el inventario documental?
El Inventario Documental es una herramienta archivística que describe la relación sistemática y detallada de las unidades documentales existentes en los archivos, siguiendo la organización de las series documentales y que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000, obliga a las entidades de la Administración Pública a …
¿Qué es la clasificación documental?
la Clasificación documental es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las Series que componen cada agrupación documental ( fondo, sección y subsección) de acuerdo con la estructura orgánico -funcional de la entidad.
¿Cuáles son los tres tipos de inventarios documentales?
Tipos de inventarios documentales
- Inventario general trámite: reporte trimestral de expedientes activos.
- Inventario de transferencia primaria: reporte anual, solo si lo solicita el área para transferir expedientes que han completado su vigencia documental.
- Transferencias y Adquisiciones Documentales.
¿Cuáles son los 3 tipos de inventarios documentales?
Existen tres tipos de inventarios documentales: 1. Inventario general TRÁMITE (Reporte Trimestral de expedientes activos). 2. Inventario de transferencia PRIMARIA (Reporte anual, solo si lo requiere el área para transferir expedientes que han cubierto su vigencia documental).
¿Qué es la clasificación ordenación descripción documental y en qué momentos se utiliza?
La clasificación es el establecimiento de agrupaciones documentales diferenciadas. Este proceso comienza determinando la agrupación documental más grande (fondo) y finaliza determinando las más pequeñas (series documentales con los tipos documentales que la conforman).
¿Qué es un cuadro de clasificación documental y cómo se elabora?
Las principales herramientas sobre las que pivota la actividad archivística son las siguientes: Cuadro de clasificación. Es una estructura jerárquica y lógica de los expedientes que refleja las funciones que generan la creación o la recepción de documentos.
¿Qué es el formato de un documento?
El formato de un documento es básicamente todo aquello que tiene que ver con su aspecto al momento de presentarlo a otras personas o compartirlo en la red. Ten en cuenta que la presentación es un factor muy importante, ya que no solo ofrece elegancia, sino una mayor facilidad para su lectura y entendimiento.
¿Qué es el formato ejemplos?
El término formato puede referir a diversos campos de trabajo. Por ejemplo, en las publicaciones gráficas se le llama formato a la modalidad de impresión que la misma comporta.
¿Cuáles son los formatos de archivos?
Los formatos difieren de acuerdo con el contenido de cada archivo en un ordenador y, por ejemplo, un formato .MP3 (de música o audio) es distinto del formato .doc (de texto) y también del .ppt (de una presentación con diapositivas.